Uno de los métodos más sencillos a la hora de reclamar facturas impagadas es la carta de reclamación de impagados. En caso de no tener recursos suficientes para diseñar e implantar un ciclo de llamadas telefónicas de recuperación, procedimentar el envío de cartas de forma rutinaria y planificada puede dar muy buenos resultados. El envío sistemático de cartas es muy eficiente con el fin de reducir plazos de cobro. Esto es, cuando nos encontremos en una etapa previa del ciclo de reclamación.
La carta de reclamación, además, sirve para recalcar las condiciones, el importe debido, el concepto del importe, etc. Con lo que de esta forma, se tiene una prueba de las condiciones y de la reclamación. Es cierto, que si bien la carta es muy eficiente en el caso de reducir tiempos de cobro, la probabilidad de éxito se reduce en el caso de deuda con cierta antigüedad.
Es importante que el envío de cartas no sea discreccional y forme parte de un proceso claro y previamente definido. Por ejemplo, si una factura vencida no se ha cobrado en 20 días, se iniciaría el proceso de envío de cartas en una secuencia de 3 envíos, siendo la última certificada. Superado este ciclo la empresa debe tener previsto el siguiente paso a dar de forma planificada y nunca improvisada.
La primera carta que se envíe al deudor ha de tener un carácter amistoso. En la carta debe figurar el nombre de la empresa deudora, el nº de factura, el importe debido, el vencimiento de la deuda, etc. Es decir, todos aquellos datos que sirvan para identificar inequívocamente la deuda de la que estamos hablando.
Si esta carta no resulta efectiva, el procedimiento a diseñar debe contemplar el envío de otras cartas, cada vez con tono más serio, con más urgencia y más amenazante (con tomar medidas legales). Una vez cerrado el ciclo de cartas de aviso sin haber conseguido el cobro, se tendrá previsto el siguiente conjunto de acciones que puede ser la reclamación telefónica, judicial o la externalización de la deuda a una empresa especializada.
En cualquier caso, la redacción de las cartas ha de ser sencilla y clara; sin grandes locuciones o expresiones enrevesadas. Cuanto más claro, conciso y preciso mucho mejor. Y por supuesto, nunca ha de ponerse que es un primer aviso, ni que se le amplía el plazo de pago, ni nada por el estilo.
El envío de las cartas puede efectuarse por correo postal “normal”, aunque para darle un toque más serio y formal siempre se puede utilizar el correo certificado, mensajeros. En caso de desear documentar la deuda o la recepción de reclamación pasaremos al envío de burofax.
A continuación hemos seleccionado unos cuantos enlaces con modelos de cartas de reclamación de deudas que os pueden ser de utilidad:
Modelos de carta de recobro de deudas (via RiesgoyMorosidad)
Modelos de Carta de Recobro amistoso (via Irecobro)